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135 Avenue de Rangueil, 31400 Toulouse

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amicale[at]amicale-insat.fr

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05 62 17 00 79

Gérer son club

Avant de parler de création ou de reprise d’un club, rappelons qu’un club insaïen dépend entièrement de l’Amicale. Ainsi, pour participer aux activités d’un club, faire partie du club, ou encore le représenter (Président, Trésorier ou Secrétaire), il est donc nécessaire d’être AMICALISTE.

La passation 

Dans le cas où le club existe déjà et que le bureau est amené à changer, il faut s’assurer de passer à la nouvelle équipe ce qui est essentiel :

  • Les login : boîte mail, site de l’Amicale (pour le pack club), FaceBook...
  • Les documents de trésorerie : chéquiers, bilans, relevés de comptes...
  • Les clés du local, si le club en occupe un.

Le Pack Club 

Dans le cas de la création d’un club, la première chose à faire est de créer son pack club. Si le club est déjà existant, il est quand même nécessaire de mettre à jour le pack club en septembre (à la reprise des cours), une fois que la Com’ Clubs aura invalidé tous les packs clubs. 

Le pack club contient toutes les informations nécessaires à la description du club sur le site de l’Amicale : logo, description écrite, adresse mail, responsables, local, vidéo de présentation, site internet.

Mais ce n’est pas le seul rôle du pack club, puisqu’il contient des renseignements sur le compte bancaire (solde courant, chéquier...) de la Société Générale, l’inventaire et la liste des membres du club.

Il permet également d’indiquer à la Com’ Clubs le besoin d’un local ou de sponsors pour le club en question.

  • Un compte bancaire à la Société générale
  • Une boite mail et une boîte aux lettres (située à l’Amicale)
  • Un local
  • Le pack club : il vous donne accès au solde de votre compte bancaireà votre inventaire, la liste de vos membres, certaines informations du club modifiables, et à la demande de subventions

Les moyens de communication 

  • Le mail-all : amicale@amicale-insat.fr
  • FaceBook : celui du club, et même celui de l’Amicale
  • Le Contact
  • Des affiches, des tracts
  • À venir : la WebTV, qui diffuserait des infos de l’Amicale et des clubs sur la télé du RU et d’autres sur le campus à l’avenir
  • La semaine des clubs (fin septembre / début octobre) avec l’après-midi des clubs : une belle occasion pour faire remarquer son club dès le début de l’année, et recruter des membres

Les subventions 

Les subventions sont distribuées en 2 vagues. La demande se fait au début de chaque semestre, par l’intermédiaire du pack club, la procédure étant la suivante :

  • Joindre un budget prévisionnel (via la page en ligne dans le module de gestion pour les clubs)
  • Rencontre avec la Com’ Club
  • Validation en CA
  • Remise de la subvention
  • Être AMICALISTES
  • Tenir à jour votre pack club : déclarer vos membres et votre inventaire
  • Consulter régulièrement la boîte mail du club, ainsi que la boîte aux lettres correspondant, présente à l’Amicale
  • Entretenir vos locaux : ils ne vous appartiennent pas, donc à vous de montrer que votre club en a vraiment besoin et que ce n’est pas superflu (cela passe bien sûr par un respect des lieux ainsi que du rangement)
  • Nous fournir un bilan de trésorerie tous les deux mois ; 2 possibilités : 
    • soit déposer votre document (tableur) personnel sur le site (pack club), 
    • soit utiliser l’outil de bilan du site de l’Amicale (dans l’onglet « Trésorerie » de votre pack club, cliquer sur « Créer un bilan »).
  • Prévenir la Com’ Clubs et la secrétaire (secretaire@amicale-inast.fr) lorsque vous organisez des événements, ou bien déclarez-les sur le site de l'Amicale : la déclaration est à remplir dans 'Déclaration Evénement' de l'onglet 'Gestion' (en vous connectant avec les identifiants du club). Pour les événements gros et importants, contacter également la Com’ Evénements (à l’adresse mail evenements@amicale-insat.fr).